domingo, 10 de mayo de 2015

GESTIÓN POR FUNCIONES vs. GESTIÓN POR PROCESOS

Gestión por funciones

La estructura tradicional de una organización está basada en la agrupación de tareas especializadas similares en conjuntos a los que se han denominado áreas funcionales o departamentos. Cada uno de estos departamentos tiene asignadas una serie de actividades y tareas que permiten conseguir los objetivos marcados por la organización.

Rectángulo redondeado: ComercialRectángulo redondeado: AdministraciónRectángulo redondeado: ProducciónLos organigramas establecen la estructura organizativa y designan las funciones, permitiendo definir las relaciones jerárquicas. Sin embargo, en ellos no se ven reflejados el “funcionamiento” de la organización, las responsabilidades, las relaciones con los clientes, los flujos de información y la comunicación interna.Rectángulo redondeado: Almacén
La coordinación de dicha estructura está muy influida por la burocracia, por lo que da lugar a organizaciones verticales basadas en la jerarquía, supervisión directa y control, donde sólo los directores pueden tomar decisiones.
La dirección marca los objetivos, logros y actividades independientes para cada departamento, que funcionan autónomamente.
El entorno burocrático multiplica las tareas que deben llevarse a cabo, gran parte de las cuales poco o nada tiene que ver con la satisfacción del cliente.
Este tipo de organización departamental mentalizada crea diversos problemas:
-          Establecimiento de objetivos locales o individuales en ocasiones incoherentes y contradictorios.
-          Proliferación de  actividades que no aportan valor al cliente ni a la propia organización generando una injustificada burocracia de la gestión.
-          Fallos en el intercambio de información (especificaciones no definidas, actividades no estandarizadas o duplicadas, indefinición de responsabilidades, …)
-          Falta de implicación y motivación de las personas, por la separación entre “los que piensan” y “los que trabajan” y por un estilo de dirección autoritario en lugar de participativo.
Cuando  observamos esta organización, somos incapaces de descubrir el proceso global que atiende al cliente. Lo que vemos son “microempresas”, cada una de ellas con sus propios objetivos que poco o nada tienen que ver con el cliente.

 
Gestión por procesos
La gestión por procesos es el modelo que permite la orientación hacia el cliente, y se basa en considerar la organización como un sistema de procesos que, relacionados entre sí mediante vínculos causa-efecto, contribuyen a los objetivos de la organización.
En la práctica es bastante difícil que las tareas comiencen y finalicen en un único departamento. La estructura tradicional no tiene en cuenta que, para satisfacer a su cliente, la organización debe llevar a cabo una serie de actividades que tengan valor para dicho “cliente” (procesos).
Estas actividades “fluyen” a través de la organización “atravesando” los distintos departamentos.
Sirve de gran ayuda considerar que en todo trabajo, cada persona recibe “algo” de otra persona de la organización ( es decir, de su “proveedor”), y realiza con ese “algo” una actividad ( es decir, añade valor) y a su vez entrega “algo” a otra persona de la organización (es decir, a su “cliente”). Es lo que se denomina cadena cliente interno – proveedor interno.
Se trata de implicar al máximo a cualquier persona de la organización en la consecución del objetivo común: la satisfacción del cliente.
En esta forma de gestionar: ya no somos solo un grupo de departamentos (funciones), también somos una serie de personas que intervenimos en un proceso (o en varios procesos).
La Dirección marca objetivos cuantificables en las salidas globales de la organización y los desglosa en objetivos parciales.
La coordinación de esfuerzos parciales interrelacionados = logro de objetivos globales de la organización.
Este modelo de gestión hace que las personas se conviertan en los verdaderos protagonistas del proyecto empresarial.
El propósito final es asegurar que todos los procesos de la organización se desarrollan de forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).
 

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