Gestión de TESORERÍA - CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA PREVISIÓN

¿Qué es?

La Previsión de Tesorería es un plan que detalla los cobros (entradas reales de dinero) y pagos (salidas reales de dinero) que la empresa realiza mensual y anualmente.

Es una herramienta útil para analizar si podremos hacer frente a los pagos mensuales, así como los intereses.

Incluye los cobros y los pagos relacionados con la inversión, distribuidos por años.


¿Para qué sirve ?

La previsión de Tesorería tiene dos objetivos:

- Captar recursos financieros para cubrir una situación deficitaria (o bien, una colocación adecuada de recursos sobrantes).

- Estimar el mínimo de ingresos y dinero líquido que conviene tener siempre a la empresa.


Ingresos y Gastos Vs. Cobros y Pagos

Ingreso: es la venta de productos y servicios que constituyen la actividad habitual de la empresa.

Gasto: es el consumo de un bien o de un servicio destinado al proceso habitual de la actividad de la empresa.
Por ejemplo: compra de géneros propios de la actividad, recibo de la luz, un seguro, una reparación, etc.

Cobro: es la entrada de dinero.

Pago: es el desembolso o salida de dinero.


Ejemplo de ingreso y cobro

Un comerciante vende a un cliente géneros por valor de € 2,503.50, que quedan
pendientes de cobro.

 

Esto conlleva:

a) Venta de géneros.
b) No hay entrada de dinero. Se debe la cantidad expresada.

                         Por lo tanto, hay ingreso y no hay cobro.

El cliente anterior abona su deuda al comerciante.

Esto conlleva:

a) Entrada de dinero.
b) Anulación del derecho de cobro.

                         Por lo tanto, hay cobro y no hay ingreso.

Ejemplo de gastos y pagos

Un comerciante paga en efectivo géneros que debía de una compra anterior por valor de 565 €.

Esto conlleva:

a) Salida de dinero de caja.
b) Anulación de su deuda.

                         Por lo tanto, hay pago y no hay gasto.

El propietario de una papelería abona a través del banco el recibo del teléfono, que asciende a 81 €.

Esto conlleva:

a) Salida de dinero del banco.
b) Consumo de un servicio.

                         Por lo tanto, hay pago y hay gasto.


Tratamiento de las inversiones

Inversión: es la compra de los bienes que se necesitan para iniciar y mantener la actividad, pero que no se incorporan o consumen en el proceso habitual de la actividad empresarial.

- Por ejemplo: un local, un mueble, un vehículo, etc.

Ha de disponer de un Libro de registro de Bienes de Inversión, la contabilidad del autónomo o empresa.
En este libro tenemos que ir registrando aquellos bienes que adquirimos,
que por sus características y precio se da por hecho una vida útil superior a un ejercicio (año).
Y por tanto, la Agencia Tributaria no nos permite desgravarse los de una sola vez, sino que, en función del bien adquirido, permitirá desgravar un cierto coeficiente en cada período hasta llegar a la desgravación del importe total del bien.

La Agencia Tributaria estipula en 600 € el importe a partir del cual la amortización de un bien es obligatoria (refiriéndose siempre a la base imponible del bien, nunca incluyendo sus impuestos).

- Un buen ejemplo de bien de inversión sería la compra de un ordenador valorado en 1000 € y una impresora de 500 €.

El ordenador lo tendremos que registrar como bien de inversión y la impresora, al tener un valor inferior a 600 € la tenemos que registrar como factura recibida, es decir, como gasto.

El tema de la afectación de vehículos da origen a mucha controversia.

Si la naturaleza de nuestra actividad nos obliga a desplazarnos fuera de nuestra localidad para prestar un servicio, podremos acreditar la necesidad de este desplazamiento con una factura emitida a este cliente donde figura su domicilio.


Periodificación de las ventas y planificación los cobros

- El objetivo de la periodificación es diferenciar:

• Entre la corriente real : cuando se produce un hecho económico
• de la corriente monetaria: cuando se hace la venta o se cobra este hecho económico.

El elemento involucrado en la periodificación es: 

 - Ventas o servicios anticipados, pero que se cobrarán con unos ciertos plazos.

En el momento que vendemos un producto de nuestra empresa, tiene un ingreso pero no necesariamente un cobro.

Muchas veces, puede darse que vendemos el producto y cobramos a 30 días a nuestros clientes.


-  Hay diferentes posibilidades temporales en relación al ingreso:

Ingreso coincidente con un cobro: venta al contado de mercancías.
Al vender al contado recibimos el dinero a la vez que realizamos la venta.

Ingreso antes de que cobro: venta a crédito.
Primero realizamos la venta ya que le concedemos al cliente un crédito que permite que nos pague después de recibir el producto o servicio.


- Hay diferentes posibilidades temporales en relación al cobro:

Cobro antes de que ingreso: anticipo de venta por parte de clientes.
En este caso recibimos el dinero antes de realizar la venta.

Cobro que no supone un ingreso: un préstamo, no es un ingreso ya que lo tenemos que volver.

• Podemos cobrar a través de diferentes medios:
  
  - efectivo
  - transferencia bancaria
  - VISA
  - cheque
  - pagaré
  - confirming
  - factoring
  - descuento bancario
  - domiciliación bancaria
  ...

Periodificación de los gastos y planificación de los pagos

- El objetivo de la periodificación es diferenciar:

• Entre la corriente real: cuando se produce un hecho económica
• de la corriente monetaria: cuando se hace el gasto o se paga este hecho económico.

Los elementos involucrados en la periodificación son:

- Gastos anticipados, pero que se pagarán con ciertos plazos.

Cuando hacemos una compra o cualquier gasto muchas veces no la pagamos al contado sino que depende de la relación que tengamos con los proveedores.

Algunos proveedores se los pagamos a 30 días, otros al contado y otros 60 días.


- Hay diferentes posibilidades temporales en la relación de gastos:

Gasto coincidente con el pago: compra de mercancías al contado. Se desembolsa el dinero en el mismo momento de la compra.

Gasto antes de que pago: compra de mercancías a crédito. Primero se realiza la compra y en un momento posterior el pago.

Gasto que no supone un pago: amortizaciones del inmovilizado. Las amortizaciones para compensar la depreciación son un gasto pero no suponen ningún desembolso de dinero.


- Hay diferentes posibilidades temporales en la relación entre los pagos :

Pago antes de gasto: anticipo a los proveedores: Primero se realiza un pago a un proveedor en concepto de adelanto por un gasto que aún no se realizó.

Pago que no supone un gasto: compra de una máquina al contado.
La compra de inmovilizado es una inversión.

Con los datos anteriormente expuestos, mi intención es simplemente tener claro los conceptos de lo que compone un PLAN DE TESORERÍA.

 

He de remarcar la importancia que tiene la Tesorería para toda empresa o autónomo.

 

Es un concepto que en mi caso personalmente, como Empresaria, Gerente y Directiva, he llevado personalmente dada su importancia.

 

 

En los dos post posteriores, hablaré sobre:

• Previsiones y Financiación
• Elaboración de un plan de Tesorería

 

Empresa Familiar - NATURALEZA CONTRACTUAL DE UN PROTOCOLO

Las obligaciones o pactos que se derivan de un Protocolo Familiar suelen ser muy variados, ya que un protocolo familiar es un contrato atípico, es decir, no se ajusta en sentido estricto a ninguna regulación o figura legal concreta.

Según nuestro Código Civil, las partes "pueden establecer los pactos, cláusulas y condiciones que tengan por conveniente, siempre que no sean contrarios a las leyes, a la moral, ni al orden público".

Por lo tanto, dentro de los límites establecidos, los contratantes pueden establecer los pactos que consideren oportunos, los cuales tendrán fuerza de ley entre ellos.

Según sus caracteres y alcance obligatorio, podríamos distinguir tres categorías de Protocolos:

 • Pacto "entre caballeros"

Se trata de pactos de mero cumplimiento que no originan en términos legales, ni derechos ni obligaciones. En todo caso son pactos morales que ante un eventual incumplimiento podrían se reprochables desde un punto de vista ético.

• Pactos de carácter contractual

Estos pactos crean derechos y obligaciones entre los firmantes pero no frente a terceros. Su incumplimiento puede originar las sanciones oportunas, incluso cualquiera de sus miembros puede acudir a los Tribunales para exigir su cumplimiento.

• Pactos inscribibles en el Registro Mercantil

   Este tipo de acuerdos vincula a los firmantes y, además con la ayuda de los estatutos corporativos de la sociedad, los pactos pueden desarrollarse y acceder al Registro Mercantil. La protección legan que recibe este tipo de pactos puede hacerse valer frente a la familia y a terceras personas.


Dos recomendaciones

 Hay algunos aspectos que deben resaltarse para que un Protocolo Familiar llegue a ser plenamente eficaz en su funcionamiento:

 → Para que los compromisos establecidos en el ámbito del Protocolo familiar alcancen plena eficacia, es usual que los miembros de la familia otorguen ante Notario Capitulaciones o convenios matrimoniales, estableciendo como régimen económico de su matrimonio el de separación de bienes y la aceptación de dicho protocolo.

De esta manera las participaciones del grupo familiar permanecerán siempre dentro del mismo. Aunque la situación varía sobre todo cuando los conyugues de los hijos no han sido parte en el protocolo.

→ Es conveniente que los miembros de la familia otorguen testamento con la finalidad de preservar la propiedad de la empresa familiar dentro de la misma.

Precisamente en la normativa que rige las sucesiones se han introducido en los últimos años disposiciones que ayudan a la conservación de la empresa y al mantenimiento del control sobre el capital.

En resumen
 
La aparición de la figura del Protocolo Familiar es bastante reciente en nuestro país en comparación con países anglosajones, donde la cultura de este documento se encuentra arraigada entre las prácticas económicas y de buen gobierno de las sociedades.

Concretar un Protocolo familiar a través de un proceso correcto de diálogo, contribuye de manera eficaz a la armonía familiar y a la continuidad de la empresa.

La sucesión en la dirección es un reto a que se enfrentan la mayoría de estas empresas y no siempre con éxito. Por ello, debe realizarse con una adecuada profesionalización que permita resolver de manera óptima la separación entre:

- La familia

- La propiedad

- La empresa

 evitando que los conflictos familiares empañen el entorno empresarial.

Por ello, hay algunos elementos que deben tenerse en cuenta para que un Protocolo Familiar sea útil y perdure en el tiempo:

- Adaptar el Protocolo a las circunstancias de cada familia

- Los valores que quieren plasmarse deben ser asumidos e interiorizados por cada uno de los miembros de la familia con un alto grado de compromiso

- Combinar aspectos empresariales y personales

- Elaborarlo con un marco flexible que permita desarrollar acuerdos posteriores

- Establecer unos criterios que garanticen con éxito la evolución del modelo de empresa

- Prever la situación de las generaciones actuales y las venideras.

 

Empresa Familiar - CONTENIDO DE UN PROTOCOLO

El contenido de un protocolo familiar depende mucho de la empresa familiar concreta de que se trate, así como también de las peculiaridades y la familia propietaria. Sin embargo, los siguientes aspectos o capítulos deberían tenerse en cuenta para la preparación de un protocolo familiar completo:

• Valores a transmitir

Hace referencia a las razones por las cuales se alcanza el compromiso de tener y cumplir un protocolo familiar.
Como es natural, estas razones están en directa relación con los valores compartidos entre la empresa y la familia, es decir, con la cultura común a la que se hizo referencia al tratar de cultura en la empresa familiar.

En este capítulo de valores es donde se identifica, de manera concreta:

- El porqué querer ser una empresa familiar

- La finalidad que para la familia tiene la empresa en el transcurso del tiempo

- Las virtudes a vivir y a transmitir a las siguientes generaciones

- Los esfuerzos y sacrificios que se está dispuesto a hacer para conservar la unidad y dedicarse a conseguir una meta común.

• El tipo de empresa familiar que se quiere ser

Significa una toma de posición explícita sobre los aspectos más básicos de las relaciones entre la empresa y la familia.

Es fijar con nitidez si la empresa favorecerá o restringirá la entrada a trabajar de los miembros de la familia, en ambos casos siempre sin confundir el hecho de tener capacidad para dirigir con el de tener la propiedad.

Es indicar con claridad la intención que se tiene sobre la propiedad del capital de la empresa y su transmisión, ayudando a despejar el camino hacia una empresa "propiedad de hermanos", posteriormente de "primos", con otros socios, etc.

• Qué se puede esperar de la empresa familiar

Está orientado a que los propietarios y los miembros de la familia conozcan lo más importante de la dirección estratégica, es decir, qué intenciones de desarrollo y evolución empresarial se tienen en su empresa familia.

En este sentido, el capítulo tiene dos partes:

- En la primera aparece una explicación de la estrategia de la empresa en puntos como: productos, clientes, posición en el mercado, internacionalización, crecimiento, tecnologías, inversiones, financiación, etc.

- La segunda parte es la explicación de la organización de la empresa familiar en cuanto a su estructura de responsabilidades, los diferentes tipos de sociedades legales, las funciones especializadas, las cualidades más deseadas en sus directivos, etc.

Los puntos especialmente importantes de este capítulo son los que hacen referencia a las políticas de financiación, dividendos, información a los propietarios y apoyo a los miembros de la familia en distintos tipos de necesidades (asesoramiento fiscal, ayuda económica, carrera profesional…).

• Órganos de gobierno

→ Los que gobiernan la empresa - en el protocolo familiar es oportuno establecer las reglas que determinen:

- La frecuencia con la que se celebrará la Junta general de accionistas y el tipo de información que dar, partiendo del hecho de que se desea que los miembros de la familia conozcan bien la empresa familiar y la quieran, y así les resulte más natural estar unidos y comprometidos con su desarrollo.

- La composición del Consejo de administración, sus reglas de funcionamiento y sus relaciones con otros miembros de la familia.

- La creación de Comités del consejo de administración como, por ejemplo, los de evaluación y remuneración de directivos que son miembros de la familia, o los de relaciones con los accionistas.

- La composición del Comité de dirección y sus reglas de funcionamiento.


→ Los que conducen las relaciones entre la familia y la empresa – que tienen un cierto paralelismo en cuanto a sus tareas con los anteriores, son del siguiente tipo:

- La Asamblea o reunión familiar, formada idealmente por todos los miembros de la familia o la representación de las distintas ramas familiares, y que es una ocasión en las que están juntos, reciben información sobre la empresa, profundizan en las características del
Protocolo familiar, manifiestan sus inquietudes, se conocen mejor entre ellos y pasan buenos ratos juntos.

Durante las primeras generaciones tal vez no resulte muy necesario la constitución de una asamblea familiar si ya se cuenta de un Consejo de familia, pero conforme van avanzando las generaciones y van aumentando el número de miembros de la familia, cada vez se hace más necesaria.

- El Consejo de familia, máximo órgano de gobierno del protocolo familiar, formado por miembros significados de la familia, bien por su autoridad moral, bien por la propiedad que poseen.

Es el órgano ejecutivo y de gobierno de la familia en relación con la empresa, aunque "per se" no tiene facultades formales para decidir en nombre de la misma.

Suele estar integrado por el fundador de la empresa, así como por las cabezas de cada rama familiar (es decir, el padre/madre y los hijos/as del cabeza de familia).

Este consejo de familia tiene las responsabilidades de:

Δ Proponer, preparar y elaborar el Protocolo familiar.

Δ Hacer que el protocolo se conozca, se aplique y se desarrolle con el paso del tiempo, pudiendo ser en su caso "revisado".

Δ Designar los miembros de los órganos de administración de la empresa, sin perjuicio de que su nombramiento formal será efectuado por la Junta General de Socios.

Δ Servir de enlace y promover la armonía entre la familia y el grupo empresarial familiar.

Δ Servir de cauce y encontrar soluciones a los posibles conflictos entre los miembros de la familia.

Es habitual que los miembros de la familia que han hecho cabeza en la empresa, al jubilarse, pasen a formar parte del consejo de familia y, según las ocasiones, a prescindirlo.
El consejo de familia no tiene funciones tasadas, por lo que puede decidir sobre todas las cuestiones o requisitos que le atribuya el Protocolo familiar concreto que se firme.

Resulta conveniente regular determinados puntos relativos al funcionamiento y composición:

Δ Por razones de operatividad y, como norma general, es recomendable que el número de miembros sea reducido.

Δ Sería conveniente que llegado el momento oportuno, el fundador acepte el cambio generacional y ceda el cargo a la persona que se haya designado para ser su sucesor. Cuestión siempre delicada.

- El Comité de liquidez, con la responsabilidad de estudiar las peticiones de liquidez, de establecer las dimensiones del fondo de liquidez, etc.

- El Comité de formación, como equipo de miembros de la familia que desarrollan e implantan un plan para ofrecer a todos la oportunidad de formarse como accionistas responsables de la empresa.

- El Asesor externo, nace de la necesidad de nombrar a un profesional que ayude a solucionar los conflictos que puedan surgir en el seno de la familia y de la empresa.


En muchas familias no hay costumbre de sentarse a dialogar debido a los choques generacionales y se precisa la intervención de un tercero que contribuya a objetivar los conflictos, lo cual es fundamental.
Sus funciones deben ser:

Δ Identificar los puntos clave de los conflictos

Δ Procurar el diálogo y entendimiento entre los miembros de la familia

Δ Proporcionar soluciones desde la práctica profesional

Δ No posicionarse y actuar de manera imparcial

• El trabajo

Consiste en la explicación de la reglas sobre cómo:

- Entrar en la empresa familiar

- Trabajar en la empresa familiar

- Salir de la empresa familiar

Estas reglas son la manera práctica de hacer realidad el tipo de empresa familiar que se quiere ser y de evitar caer en las trampas de:

→ confundir propiedad con capacidad

→ confundir los lazos de afecto y los contractuales

→ retrasar la sucesión.

Entre ellas destacan por su importancia:

- Los procedimientos a seguir para evaluar las cualidades de las personas de la familia que trabajan o quieren trabajar en la empresa, y su desempeño.

- Los niveles de dedicación y exclusividad a pedir en cada caso.

- La forma en que se deciden las selecciones y promociones de miembros de la familia, y se preparan sus carreras profesionales.

- Experiencia previa fuera de la empresa.

- Los sistemas de remuneración fija y variable, y las comparaciones con los otros niveles de mercado.

- Los mismos puntos, pero para el caso de los directivos no familiares.

Las edades a las que hay que iniciar el proceso de sucesión, las edades de jubilación como ejecutivos y como miembros de los órganos de gobierno.

• Conducta empresarial

En este apartado se puede incluir, entre otros aspectos:

- Regulación del uso de las marcas o nombres comerciales de la empresa

- Pactos de exclusividad o de no competencia para que los miembros de la familia no puedan realizar en el mercado ninguna actividad que pueda calificarse como desleal frente a la propia empresa.

- Todo pacto que aluda a conductas arriesgadas en el funcionamiento de la empresa, como: concesión, garantías, avales, etc.

• Derechos económicos
 

Deben establecerse los principios económicos del grupo familiar, como por ejemplo:

- Establecer un derecho de adquisición preferente para la venta de la acciones o participaciones sociales de la empresa a favor de los miembros de la familia o a la propia empresa.

- Regulación del derecho de salida individual de los miembros de la familia, a través de la de sus acciones o participaciones sociales

- Valorar dichas acciones o participaciones cada cierto tiempo.

- Establecer una política de reparto de dividendos

• La propiedad

Se indican dos tipos de puntos, unos son sólo modos de hacer recomendados, pues los derechos de la propiedad son los legalmente establecidos en cada caso; otros son reglas que comprometen obligatoriamente.

Puntos como:

- Pactos de sindicación de voto.

- El esfuerzo por continuar siendo accionistas, sin vender la propiedad que se posee.

- La oportunidad de poner acciones a nombre de los hijos y cónyuges para que puedan asistir a la junta general de accionistas.

- La recomendación sobre la transmisión de acciones por herencia en partes iguales entre los herederos, o en partes diferentes según los herederos trabajen o no en la empresa, etc.

- Los modos de establecer periódicamente el valor de la empresa y de darlo a conocer a los miembros de la familia.

- Los acuerdos para ofrecer liquidez a los accionistas, constituyendo un "fondo de liquidez" que permita la compra de acciones, para su posterior distribución, amortización, etc.

- Los pactos para los casos de querer vender las acciones.

• Cuándo dejar de ser empresa familiar

Acostumbra a ser un apartado que los miembros de la familia tienden a no "aceptar" que forme parte de su protocolo familiar, pues afirman que su intención personal, y por ello la existencia del protocolo, es precisamente la contraria, es decir, la continuidad de la empresa familiar.

Sin embargo, al igual que para continuar como empresa familiar hay que hacer muchas cosas, para dejar de ser empresa familiar, de una manera ordenada y sin causar daños adicionales a los interesados, también hay que tomar decisiones y llevar a cabo determinadas acciones que siempre es conveniente conocer en pro de las mejores relaciones.

En este apartado del protocolo es donde se indican los motivos por los cuales se puede abandonar la intención de continuidad en el tipo de empresa familiar que se había decidido. Razones como, por ejemplo,

- La pérdida progresiva de competitividad.

- Dificultades importantes para acometer el crecimiento necesario.

- La falta de miembros de la familia.

- La pérdida de interés de la mayoría de propietarios.

- Accidentes

- Separaciones no previstas, etc.

Asimismo, es en este apartado donde se indican los principales cursos de acción a seguir para pasar de unas relaciones "familiarmente" protocolizadas entre los interesados, a otras relaciones que serán propias de una empresa no familiar, pero que se desea que se desarrollen en forma ordenada, sin entrar en luchas o crisis que pongan a la compañía en peligro.

Es importante no tener "miedo" a realizar dicho Protocolo Familiar,

tener claro que es un bien para el presente y futuro de la "armonía" 

FAMILIAR y EMPRESARIAL.

 

Empresa Familiar - CUÁNDO REALIZAR UN PROTOCOLO

En la realización de un protocolo familiar nunca hay que perder de vista que:

• Importa más el proceso : es decir, el conjunto de reuniones y las propuestas de trabajo en las que se van perfilando las metas y las reglas de juego, éstas se discuten y se alcanzan acuerdos,

• que el producto: es decir, que si no ha habido un buen proceso, no pasará de ser un "articulado" sobre el que no hay convencimiento firme acerca de su implantación.

Para que el proceso tenga éxito, resulta recomendable:

- No desarrollarlo en épocas en las que hay luchas por el poder. Es decir, no caer en la tentación de pensar que con el inicio de la preparación de un protocolo desaparezcan los conflictos. El protocolo no es para eso, sino para ayudar a que no se produzcan.

- Prepararlo y trabajar cuando se está a tiempo. Es decir, en períodos en los que no son previsibles problemas graves, y cuando hay "figuras de autoridad" en activo que ayudan a alcanzar acuerdos.

- Aprovechar las épocas de unidad que suelen seguir a la superación de problemáticas difíciles en el mercado, o traumas organizativos.

- Emplear métodos participativos en los que por medio de sucesivos pasos de preparación y discusión de acuerdos, se dé la oportunidad de manifestar su opinión a los propietarios significativos de la familia, y de que ésta sea tenida en cuenta.


Un protocolo familiar debe estar sujeto a revisiones periódicas:

- Para cambiar los puntos que no han resultado ser reglas de juego acertadas.

- Para perfeccionar las que sí lo han sido.

- Para acoplarse a las evoluciones de los entornos y de la familias.

En este sentido, es habitual analizar anualmente cómo se ha cumplido, e introducir los cambios menores oportunos, y hacer revisiones profundas cuando ocurren cambios importantes en la empresa y en las personas de la familia.

En cierto sentido, el protocolo familiar puede considerarse como una extensión de los estatutos, y de hecho es recomendable buscar procedimiento legal para que sus puntos más importantes queden recogidos en dichos estatutos.

Sin embargo, lo importante no es tanto reglamentarlo de forma legal en todos sus detalles, como conseguir que sea un pacto que todos desean vivir porque les hace estar unidos en armonía, y compartir la propiedad de una empresa con éxito que, unida a la familia, es una escuela de valores para las próximas generaciones.

 

Por mi experiencia personal y tal como está hoy en día el mercado, por parte de los emprendedores, creándose muchas empresas familiares, recomiendo encarecidamente este documento, puesto que ayuda a comunicarse, tener claro los valores de todos los componentes, las metas y las expectativas de cada uno de ellos.

 

En cuanto a las pymes que ya están en funcionamiento, he visto muchas familias "rotas" por no haber consensuado un protocolo a tiempo.