• Importa más el proceso : es decir, el conjunto de reuniones y las propuestas de trabajo en las que se van perfilando las metas y las reglas de juego, éstas se discuten y se alcanzan acuerdos,
• que el producto: es decir, que si no ha habido un buen proceso, no pasará de ser un "articulado" sobre el que no hay convencimiento firme acerca de su implantación.
Para que el proceso tenga éxito, resulta recomendable:
- No desarrollarlo en épocas en las que hay luchas por el poder. Es decir, no caer en la tentación de pensar que con el inicio de la preparación de un protocolo desaparezcan los conflictos. El protocolo no es para eso, sino para ayudar a que no se produzcan.
- Prepararlo y trabajar cuando se está a tiempo. Es decir, en períodos en los que no son previsibles problemas graves, y cuando hay "figuras de autoridad" en activo que ayudan a alcanzar acuerdos.
- Aprovechar las épocas de unidad que suelen seguir a la superación de problemáticas difíciles en el mercado, o traumas organizativos.
- Emplear métodos participativos en los que por medio de sucesivos pasos de preparación y discusión de acuerdos, se dé la oportunidad de manifestar su opinión a los propietarios significativos de la familia, y de que ésta sea tenida en cuenta.
Un protocolo familiar debe estar sujeto a revisiones periódicas:
- Para cambiar los puntos que no han resultado ser reglas de juego acertadas.
- Para perfeccionar las que sí lo han sido.
- Para acoplarse a las evoluciones de los entornos y de la familias.
En este sentido, es habitual analizar anualmente cómo se ha cumplido, e introducir los cambios menores oportunos, y hacer revisiones profundas cuando ocurren cambios importantes en la empresa y en las personas de la familia.
En cierto sentido, el protocolo familiar puede considerarse como una extensión de los estatutos, y de hecho es recomendable buscar procedimiento legal para que sus puntos más importantes queden recogidos en dichos estatutos.
Sin embargo, lo importante no es tanto reglamentarlo de forma legal en todos sus detalles, como conseguir que sea un pacto que todos desean vivir porque les hace estar unidos en armonía, y compartir la propiedad de una empresa con éxito que, unida a la familia, es una escuela de valores para las próximas generaciones.
Por mi experiencia personal y tal como está hoy en día el mercado, por parte de los emprendedores, creándose muchas empresas familiares, recomiendo encarecidamente este documento, puesto que ayuda a comunicarse, tener claro los valores de todos los componentes, las metas y las expectativas de cada uno de ellos.
En cuanto a las pymes que ya están en funcionamiento, he visto muchas familias "rotas" por no haber consensuado un protocolo a tiempo.
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