Objetivos
Como ya sabemos, el objetivo
de la gestión por procesos es desarrollar una nueva forma de actuar la
organización. Este objetivo general se puede concretar en los siguientes
objetivos particulares:
- Redefinir el flujo de trabajo, para hacerlo más eficiente y adaptarlo a las necesidades de los diferentes clientes.
- Identificar y describir las actividades que componen los diferentes procesos de la organización.
- Establecer formas de seguimiento y medición del sistema de procesos.
- Definir el automantenimiento del sistema de procesos.
- Implantar un sistema de gestión de la información que soporte la gestión por procesos.
• La gestión por procesos nos debe conducir a optimizar
nuestros procesos •
Fases de implantación
La implantación de la gestión por procesos se puede llevar a
cabo de diferentes formas, pero, en general, se deben seguir las siguientes
fases:
1.- Creación de equipos de trabajo
Se requiere de equipos de personas que lideren y desarrollen
el proyecto. En las diferentes fases va a ser preciso contemplar los procesos
tanto desde el punto de vista general (macroprocesos), como llegar a niveles de
detalle (actividades), lo que aconseja designar diferentes tipos de quipos,
tales como:
- Equipo de dirección: Llevará a cabo la dirección y gestión del proyecto y, analizará y aprobará el mapa de procesos que resulte de los trabajos del resto de los equipos.
- Equipo multidisciplinares: Estarán formados por responsables de la diferentes unidades de la organización, sin olvidar los aspectos informáticos, de recursos humanos e incluso jurídicos. Analizarán los procesos y subprocesos.
- Equipos técnicos: Estarán formados por técnicos de las diferentes unidades, sin olvidar los documentalistas. Analizarán las actividades
El equipo de dirección, junto con los equipos
multidisciplinares, identificarán los factores que son críticos para el éxito
de la organización, teniendo en cuentas el interés de los diferentes tipos de
clientes ( los clientes, los empleados, el entorno, etc. ), y a la vista de la
misión, la visión y los objetivos de la organización.
3.-Modelado de la situación actual.
Los equipos de técnicos describirán las diferentes
actividades que realiza cada unidad, que serán estudiadas por los equipos
multidisciplinares. Estos tratarán de agrupar las actividades en subprocesos y
luego en procesos, a la vista de los factores críticos de éxito y teniendo en
cuenta lo siguiente:
- Cada actividad debe estar en un proceso.
- El número de procesos que deberemos tener inicialmente (esto va a depender del nivel de detalle… está entre 6 y 10). Si tenemos más, los agruparemos en macroprocesos.
En este momento posiblemente se verá ya actividades
repetidas, o actividades que se pueden agrupar o eliminar, etc. Estamos ante un
comienzo de mejora.
4.-Diseño de procesos
Con la información que poseemos, realizaremos la ficha de
cada proceso, identificando cada unos de los elementos de la misma.
A continuación elaboramos el mapa de procesos.
5.-Diseño de medidas de seguimientoA continuación elaboramos el mapa de procesos.
Uno de los elementos de la ficha de cada proceso es el
elemento de medida, por lo que estableceremos los indicadores que nos permitan
realizar el seguimiento, así como la forma de obtenerlos.
6.-Mejora sistemática de los procesos
Los procesos siempre han existido en la organización, pero
hasta ahora “no los habíamos percibido”. Una vez en funcionamiento el sistema
de procesos, éstos no serán totalmente eficaces: tendremos que mejorarlos.
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