LA GESTIÓN POR PROCESOS DE TRABAJO

Después de los diez post que he ido colgando, para concienciar un poco qué es la GESTIÓN POR PROCESOS en una organización, paso a detallar un pequeño resumen, que deseo que os ayude a recordar de la importancia de este sistema de trabajo:


A pesar de que tradicionalmente las organizaciones se han estructurado por funciones, la verdadera eficacia se logra cuando se estructuran por procesos, formando un sistema. En realidad, las actividades no se desarrollan en un único departamento, sino que recorren toda la organización.

Un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas mediante las cuáles se transforman elementos de entrada en resultado. En todos ellos podemos identificar entradas, recursos para transformarlos y salidas. Además, hemos de diseñar un sistema de control que nos permita comprobar que todos ellos se desarrollan de forma adecuada.

Cada proceso debe definirse por separado, caracterizándolo en función de su nombre, propietario, finalidad, actividades, límites, inputs, outputs, clientes, proveedores, medios y limitaciones. El resultado de todo ello se refleja en la ficha del proceso.

Existen diferentes tipos de procesos. En unos casos, se trata de los procesos estratégicos que establecen las bases para el funcionamiento y el control de la organización: son los procesos de gestión. En otros casos, son los procesos que vertebran la propia razón de ser de la organización: son los procesos operativos. Por último, proporcionan los recursos para que se puedan llevar a cabo: son los procesos de apoyo.

Todos ellos son necesarios para que la organización pueda proporcionar un producto o servicio adecuado a sus clientes, pero no todos tienen el mismo peso en la consecución de los objetivos de la organización. Aquellos que intervienen de forma activa en la consecución de los objetivos son los denominados procesos clave.

Además de identificar la secuencia de las actividades de cada uno de los procesos, es necesario definir quién es el responsable de que se lleve a cabo de forma correcta. Es el denominado propietario del proceso. Para elegirlo podemos utilizar varios métodos, pero en cualquier caso es necesario que la dirección otorgue a la persona la suficiente autoridad como para tomar decisiones en función del desarrollo del proceso.

Deseo haber ayudado en cierto modo y, estoy a vuestra disposición para ampliar más información y/o analizar vuestra organización.